Frais professionnels : Tout ce qu’il faut savoir
Les frais professionnels sont des dépenses engagées par un salarié dans le cadre de son activité et qui peuvent être remboursées par l’employeur ou déduites des impôts sous certaines conditions. Encadrés par le Code du travail et les règles de l’Urssaf, ces frais doivent répondre à des critères précis pour être considérés comme légitimes.
1. Qu’est-ce que les frais professionnels ?
Selon l’article L. 1221-1 du Code du travail, les frais professionnels désignent toutes les dépenses qu’un salarié doit avancer pour exercer son activité dans de bonnes conditions. Ces frais doivent être nécessaires à l’exécution du travail, justifiés et conformes aux politiques de l’entreprise.
L’Urssaf précise également que ces frais ne constituent pas un élément de rémunération et sont donc exonérés de cotisations sociales sous certaines conditions (Circulaire DSS/SDFSS/5B n° 2005-376 du 4 août 2005).
2. Les différentes catégories de frais professionnels
Les frais professionnels sont classés en plusieurs catégories, définies par l’Urssaf :
🔹 Frais de déplacement : Billets d’avion, de train, carburant, péages, stationnement… (Article L. 3261-2 du Code du travail)
🔹 Frais d’hébergement et de repas : Hôtel, repas au restaurant lors de déplacements (Article R. 3261-1 du Code du travail)
🔹 Frais de télétravail : Participation aux coûts de connexion Internet, matériel informatique (Instruction Urssaf n° 2018-002 du 11 avril 2018)
🔹 Frais de formation : Inscription à des formations nécessaires à l’activité professionnelle (Article L. 6313-1 du Code du travail)
🔹 Frais de représentation : Dépenses liées aux rendez-vous professionnels (Urssaf, annexe 1 des instructions du 4 août 2005)
3. Modalités de remboursement
L’Urssaf définit deux principales modalités de remboursement des frais professionnels :
Le salarié avance les frais et fournit des factures ou tickets pour obtenir un remboursement intégral (Circulaire DSS/SDFSS/5B n° 2005-376)
L’employeur verse un montant fixe sans nécessité de fournir des justificatifs, dans la limite des plafonds fixés par l’Urssaf (Barème Urssaf actualisé chaque année)
4. Traitement fiscal et social des frais professionnels
Les frais professionnels ne sont pas soumis à cotisations sociales à condition de respecter les plafonds définis par l’Urssaf.
Sur le plan fiscal, les salariés peuvent opter pour :
- L’abattement forfaitaire de 10 % appliqué automatiquement aux revenus imposables.
- La déduction des frais réels, permettant de déclarer les frais engagés sur présentation de justificatifs (Article 83-3 du Code général des impôts).
5. Bonnes pratiques pour une gestion efficace des frais professionnels
🔹 Toujours conserver les justificatifs (factures, tickets, reçus…)
🔹 Vérifier les politiques de remboursement de l’entreprise et les plafonds Urssaf
🔹 Respecter les délais de soumission des frais auprès de l’employeur
🔹 Utiliser une application ou un logiciel de gestion des notes de frais
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